Nieuws

Het zaaksysteem uit de Digimeente Suite scoort goed en behoort tot de top. Wouter Keller maakte de uitkomst van een vergelijkend onderzoek naar zaaksystemen bekend op het congres Midoffice 2.0 op dinsdag 13 oktober. Keller benadrukte tijdens het seminar dat gemeenten, en zeker de kleinere, er verstandig aan doen een zogenaamde 'All-in One' oplossing te kiezen, die verder gaat dan alleen het zaaksysteem. De Digimeente Suite is daarin uniek.

Voor het onafhankelijke onderzoek waren uit veertig inschrijvingen de tien beste zaaksystemen geselecteerd, waaronder het zaaksysteem van de Digimeente Suite. Het gedachtegoed van GovUnited stond centraal tijdens het congres in Nieuwegein. Onze 'all-in-one-'oplossing is volgens prof. dr. ir. Keller, eigenaar van Argitek, niet alleen vanuit technisch perspectief belangrijk.

Centrale sturing
De keuze voor een integrale oplossing werd door Keller vooral aanbevolen vanwege de inspanning die het vergt om meerdere leveranciers aan te sturen. Uit de lessen van Andez 1 en 2 is gebleken dat er bij enkele consortia van leveranciers grote problemen ontstonden door gebrek aan afstemming en ontbrekende afspraken. Of, zoals Keller aangaf, hoe minder partijen, hoe beter de aansturing en integratie. Voor de deelnemers van GovUnited wordt deze aansturing centraal georganiseerd.

SaaS als standaard
Drie jaar geleden was GovUnited de eerste die riep dat het in stand houden van een ICT-infrastructuur geen kerntaak is van een gemeente. De GU-aanbesteding was ook gericht op een zogeheten SaaS-oplossing (software as a service), waarbij de software als dienst wordt aangeboden via internet. Tijdens het seminar van Keller is SaaS min of meer tot standaard verheven en wordt gemeenten aangeraden bij voorkeur voor deze oplossing te kiezen.

Het PDC als ‘basisregistratie’
Wouter Keller ging diverse keren in op de rol van de Producten- en Dienstencatalogus (PDC) als 'basisregistratie' voor producten en diensten. Het beheer daarvan is cruciaal. Ook de relatie vanuit de PDC naar de e-formulieren is belangrijk. Keller benadrukte dat het erom gaat dat burgers op een intuïtieve manier geleid worden naar het juiste product. Dat sluit naadloos aan bij de opvatting van GovUnited.

Zaaktypecatalogus Plus
Het eenvoudige beheerbare en uitgebreide zaaktypecatalogus (ZTC) kreeg een positieve score. Keller zelf sprak van een ZTC+ die een stap verder gaat dan de Gemma-ZTC van EGEM en ook procesinformatie bevat. De oplossing van GovUnited beschikt al over deze ZTC+ waaraan bovendien zeer gemakkelijk en snel nieuwe zaaktypen toegevoegd kunnen worden. Dat kunnen zaaktypen zijn gericht op de dienstverlening aan burgers, maar ook (of misschien wel juist) zaaktypen gericht op de ondersteuning van interne processen (zoals het reserveren van een vergaderzaal, het aanvragen van een nieuwe PC of een sollicitatieprocedure).
GovUnited werkt momenteel samen met enkele gemeenten aan de uitbreiding van het aantal zaaktypen. Binnen enkele maanden zijn deze beschikbaar voor alle deelnemers van GovUnited.

Financiële voordelen

Het kostenaspect van de verschillende oplossingen werd tijdens het seminar globaal toegelicht. Dit blijft een lastig onderwerp omdat snel appels met peren worden vergeleken. Het seminar richtte zich uitsluitend op de kosten van de aanschaf van een zaaksysteem. De integratie, de implementatie, de beheerkosten, de regie op het project, de aansturing van de leverancier, de doorontwikkeling, de interne kosten van een gemeente en de hostingkosten bleven grotendeels buiten beschouwing. Wel werd benadrukt dat de implementatiekosten van een oplossing vaak een factor 2 tot 5 van de aanschafkosten zijn. Alleen al op dit punt levert de samenwerking binnen GovUnited grote financiële voordelen op door de standaardisatie, de aansturing van leveranciers en de uitwisseling van kennis.

‘The proof of the pudding, is in the eating’
Wouter Keller gaf tijdens het seminar aan dat de Digimeente Suite ‘het meest volledige aanbod is.’ De verbeterpunten die hij noemden waren al bekend. Op korte termijn zal het DMS NEN2082 gecertificeerd zijn en is de oplossing in gebruik bij diverse gemeenten.

Het seminar leverde een belangrijke bevestiging op. De inspanningen die het afgelopen jaar zijn gedaan om te komen tot een geïntegreerd zaaksysteem, met het Dordtse model als uitgangspunt, heeft zijn vruchten afgeworpen!